הדבר הכי נכון ומתאים לצורך שיש בקביעת שיחות ו/או פגישות: לערוך יומן.
קלנדלי קובעת לי פגישות הישר מהיומן, כך:
– מראש הגדרתי את סוגי הפגישות שלי ואת הזמנים והשעות שאני יכול להקדיש לכל סוג.
– עוד מגבלות מסוג זמן שהיצבתי הן, בין היתר, זמן “חופשי” לפני ואחרי כל קטגוריה של פגישה, כמות הפגישות המקסימלית ליום, ומגבלת זמן לקביעת האירוע עצמו לפני שהוא מתחיל.
– עוד הגדרה שהיצבתי מראש היא שכל הפגישות, השיחות והאירועים יעברו סנכרון עם יומני האישי, ואז לא קורה מצב שאני צריך להיות בשני מקומות בו זמנית.
ושוב הגענו לשלב ה”יתרונות”:
– עדכון הפגישה גם ביומן של הצד השני בעזרת אינטגרציה.
– אני יכול להגדיר בדיוק איך תיראה הפגישה ביומן של שני הצדדים: שם וסוג הפגישה, משך זמנה, תוכן הפגישה, וכו’…
– אין צורך לשלוח אימיילים ללא סוף כדי “להזמין” את הצד השני לפגישה או להזכיר לו אותה. למעשה, כל זה ועוד נעשה דרך האוטומציה שמקשרת בין תוכנת היומן לתוכנות אחרות.
למשל: קביעת פגישה בקלנדלי מעדכנת באיירטייבל ויוצרת פגישת הכנה, ניוזלטר, ובסופו של דבר גם משימות.
– תקשורת ואינטגרציה עם אפליקציות או תוכנות שונות.
למשל: אם נקבעה פגישה בזום, קלנדלי שולח מיד “הוראה” לזום ליצור לינק לפגישה, והוא מעתיק אותו לאירוע.
– אני יכול ליצור בקלנדלי תזכורות אוטומטיות שיישלחו במייל לכל המוזמנים.
– גם אני וגם הצד השני יכולים לשנות את זמן הפגישה, בלי להפריע בטלפונים או הודעות, אלא אם כן אני מגדיר את סוג האירוע אחרת.
– מכיוון שהתקשורת נעשית בצורה אוטומטית, יותר קל להוסיף להודעה הראשונה מידע על ניוזלטר או מחירים.
לזה יש פלוס נוסף, והוא שאם הליד נרשם לניוזלטר שלי – התוכנה מודיעה לי על כך וכבר מוסיפה את הפרטים שלו למערכת 🙂
אז כן, איים אובססד!