לא רק המילים שאנחנו בוחרים בשביל לתקשר הן חשובות, גם הצורה שבה אנחנו מדברים, הטון,…
סבא שלי תמיד היה אומר – מה שעשה שאבא שלי תמיד אמר:
“Le ton fait la musique” – הטון עושה את המוזיקה.
הדרך שבה אנחנו פונים (טון או כלי תקשורת) – לאנשים בכלל ולקליינטים בפרט – משפיעה בצורה ניכרת על יחסי העבודה.
יצירת קשר טלפונית להכרת הלקוח היא מאוד ממולצת, ועדיפה על זום, למשל,
כי זה לא תמיד נעים לפגוש בזום אנשים זרים, ויותר קל לסמוך על מבנה של זמן ותוכן בשיחה טלפונית.
בקשר לשימוש אוטומציה בוואטסאפ,
הבעייה היא שכשמישהו יוצר דרכו קשר – הוא מצפה לתשובה מהירה,
כי נראה שאנחנו כל הזמן עם הפלאפון ביד.
אם אני שולח ללקוח הודעה אוטומטית שמודיעה לו על עוד שלב שהסתיים בפרוייקט, יכול לקרות שהלקוח יענה לי לאותה הודעה, בין אם בשאלה נוספת או אולי בקשה, ויצפה למענה מיידי.
אם אני לא יכול להתחייב למיידיות כזו, אולי כדאי לחשוב שוב אם לתת בכלל את מספר הוואטסאפ.
כמובן שגם אפשר לבנות הודעת וואטסאפ אוטומטית, בסגנון:
“תודה שיצרתם קשר, שעות הפעילות הן כך וכך, אבל נענה להודעתכם בהקדם האפשרי”.
אפילו אפשר להציע עוד מידע, למשל לתת את האימייל, או את אתר האינטרנט של העסק.
בצורה כזאת הפונה קיבל תשובה, לא השארנו אותו “באוויר”, והוא יודע מתי בערך הוא יקבל תשובה יותר אישית (לפי שעות העבודה). הוא מבין שהעסק שלי לא פתוח 24 שעות ביממה, אבל שכל פנייה חשובה לי ותקבל ממני תשובה.
את אותו הדבר אפשר גם לעשות דרך כלי תקשורת אחרים, כמו המסנג’ר של פייסבוק.
חשוב לי לדעת טוב מהו האופן שבו אני פונה לקליינטים חדשים וישנים, ודרך איזה כלי אני רוצה לשמר את התקשורת בינינו. כל פרט קטן משחק תפקיד ברושם שאני משאיר עליהם.
